DSGVO im Recruiting: Das Wichtigste, was jedes HR-Team wissen muss

Kandidatendaten gehören zu den sensibelsten personenbezogenen Daten, die Ihr Unternehmen verarbeitet. Hier finden Sie einen praktischen Überblick über Ihre rechtlichen Verpflichtungen nach DSGVO und darüber, wo die meisten Unternehmen scheitern.

Der Umgang mit Rekrutierungsdaten verdient dieselbe Sorgfalt wie jeder sensible Geschäftsprozess

Kandidatendaten durchlaufen Formulare, Posteingänge, Tabellenkalkulationen, ATS-Plattformen, Interviewnotizen und externe Partner. Das macht das Recruiting zu einem der Bereiche, in denen Compliance-Risiken am leichtesten unbemerkt wachsen. Die meisten Probleme entstehen durch schwache Governance, unklare Aufbewahrungsregeln und inkonsistentes Einverständnismanagement, nicht durch einen einzelnen großen Fehler.

Was das in der Praxis bedeutet

Teams, die compliant bleiben, halten den Prozess in der Regel einfach, dokumentiert und wiederholbar. Das bedeutet, dass jeder versteht, welche Daten erhoben werden, warum sie erhoben werden, wo sie gespeichert werden und wann sie gelöscht werden müssen.

• Dokumentieren Sie die Rechtsgrundlage für jeden Rekrutierungs-Workflow, insbesondere für Talent-Pooling und proaktive Ansprache.
• Beschränken Sie den Zugriff auf Kandidatendaten auf Personen, die diese für Einstellungsentscheidungen wirklich benötigen.
• Legen Sie klare Aufbewahrungsfristen und Löschroutinen fest, anstatt Datensätze auf unbestimmte Zeit aufzubewahren.
• Stellen Sie sicher, dass Anbieter und ATS-Tools mit Ihren Verpflichtungen zur Datenverarbeitung und -übermittlung übereinstimmen.

Was Sie als Nächstes tun sollten

Wenn Ihr Team die Reise der Rekrutierungsdaten von der Erfassung bis zur Löschung nicht klar erklären kann, fangen Sie dort an. Eine strukturierte Überprüfung von Formularen, Systemen, Zugriffsrechten und Aufbewahrungsregeln deckt Compliance-Lücken mit höchster Priorität meist sehr schnell auf.